A distance dans la distance

Travailler à distance, distanciation sociale ou physique, management à distance…Le mot distance se décline désormais sous toute ses formes, et cette tendance risque de durer encore quelques semaines. Il nous faudra donc tenir «la distance dans la distance». Pour y parvenir, les solutions ne manquent pas, mais il faut le dire, il y a de quoi se perdre. Pour remédier au risque d’isolement, on trouve au gré de blogs et sites internet une multitude de conseils et d’outils pour ponctuer la vie d’un service. Ici comme ailleurs, adopter tel ou tel dispositif par pur mimétisme est le meilleur moyen de se fourvoyer. En effet,comme dans tout changement, le “comment” est aussi important que le “pour quoi”. Il faut en effet transformer la culture en même temps que nous souhaitons intégrer le nouvel outil dans notre pratique. Pour cela il faut partir de sa propre réalité pour y intégrer des outils, et non l’inverse. Ceci est vrai notamment pour les outils collaboratifs qui viennent avec force sur le devant de la scène alors que l’horizon d’une bonne vieille réunion à l’ancienne recule à mesure qu’on avance. Un outil collaboratif sans la culture commune ne sert à rien. Qu’est-ce qu’une culture commune à l’échelle d’un service ? Fondamentalement, c’est une habitude collective, c’est-à-dire, une façon de faire les choses. Par exemple, dans certains services, on se fait la bise en arrivant le matin, dans d’autres on se sert la main, enfin, ça c’était avant. Pour faciliter l’appropriation et l’émergence d’une culture commune, il faut poser la question du pour quoi de chaque outil. Les outils collaboratifs servent à créer et maintenir un collectif, chacun y contribue à sa manière. Partons donc des enjeux pour évoquer les outils qui y correspondent:

• Créer du lien
  C’est le lien qui fait société, il permet au rire d’émerger, et rire ensemble renforce le lien social. Avez-vous remarqué que depuis le début du confinement, surtout au début, il y a eu une forte augmentation du nombre de vidéos comiques échangées via les réseaux?

⇒Pour créer et renforcer les liens interpersonnels, les groupes Whatsapp ou Télégram sont pertinents. Ils permettent d’échanger collectivement sur des sujets qui ne sont pas en lien avec le travail, mais permettent à chaque membre de l’équipe de se sentir bien et inclus dans le groupe. Cela rompt l’isolement.

• Donner vie à l’informel
  C’est donner un espace pour résoudre tous les problèmes qui habituellement se résolvent entre deux portes ou sur le chemin de la machine à café. Pour cela des groupes fermés sur des réseaux sociaux d’entreprise peuvent être très précieux.

⇒Si votre entreprise vous permet d’accéder à Yammer (outil intégré à office 365) foncez. Sinon, il existe Whaller, une solution française qui permet très simplement de créer un réseau social privé avec une version gratuite qui peut très facilement faire l’affaire à l’échelle d’une équipe.

• Dynamiser une réunion
  Dynamiser une réunion n’est pas toujours aisé en présentiel, alors à distance c’est une véritable gageure.
  En présentiel quand on veut être sûr que tout le monde participe on sort le paper board, les post-it, les feutres voire les gommettes.

⇒Eh bien là, c’est pareil mais en virtuel avec Klaxoon et Beekast. Profitez des offres de découverte avec 3 mois de gratuité contre 1 en temps normal.

• • Planifier et suivre l’activité du service
    Ce sont là des missions pleinement managériales. En son temps le Kanban a révolutionné l’organisation et les méthodes de production…

⇒cet outil s’est maintenant digitalisé avec Trello. Oubliez vos to do lists à cocher et optez pour le glisser-déposer depuis la colonne «à faire» vers la colonne «en cours». Il paraît qu’un grand nombre d’équipes informatiques ont adopté Trello!

Opta-S propose un webinaire qui présente succinctement ces outils et évoque la façon dont il est possible de transposer les principes du management visuel dans une configuration à distance. Pour plus d’information cliquez ici

(Photo by Alexander Ruiz on Unsplash)